Política de Privacidad

31 de mayo del 2018

POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

BUILDING TECHNOLOGY CONSULTANTS S.A.S.

BUILDING TECHNOLOGY CONSULTANTS S.A.S., con Nit 900.562.580-6, con domicilio principal en Avenida Carrera 19 No.114-65 Oficina 404 de la ciudad de Bogotá en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario número 1377 de 2013, los cuales regulan la protección de datos personales y establecen las garantías legales que se deben cumplir en Colombia para el debido tratamiento de dicha información, desarrolla la siguiente política para el tratamiento de datos personales dentro de la Compañía.

DEFINICIONES

  1. Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento por la empresa.
  2. Dato personal: Es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales que, dependiendo de su grado de utilización y acercamiento con la intimidad de las personas podrá ser pública, semiprivada o privada.
  3. Dato privado: Es un dato personal que por su naturaleza íntima o reservada solo interesa a su titular y para su tratamiento requiere de su autorización expresa. (Ej. Nivel de escolaridad).
  4. Dato público: Son aquellos datos personales que las normas y la Constitución han determinado expresamente como públicos y, para cuya recolección y tratamiento, no es necesaria la autorización del titular de la información. (Ej. Dirección, teléfono, datos contenidos en sentencias judiciales ejecutoriadas, datos sobre el estado civil de las personas, entre otros.) De acuerdo con los conceptos establecidos por la Superintendencia de Industria y Comercio los datos de directorio o que son hallados en búsquedas en internet no se pueden considerar públicos y su tratamiento debe estar fundamentado en los principios del manejo de la información personal.
  5. Dato semiprivado: Son datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. Para su tratamiento se requiere la autorización expresa del titular de la información. (Ej. Dato financiero y crediticio).
  6. Datos Sensibles: Es aquel dato personal de especial protección, por cuanto afecta la intimidad del titular y su tratamiento puede generar discriminación. NO puede ser objeto de tratamiento a menos que sea requerido para salvaguardar un interés vital del titular o este se encuentre incapacitado y su obtención haya sido autorizada expresamente. (Ej. Origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, datos biométricos, relativos a la salud, entre otros.) Este tipo de datos podrán ser objeto de tratamiento por parte de BUILDING TECHNOLOGY
  7. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  8. Registro Nacional de Bases de datos: El Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD - es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país, el cual será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos.
  9. Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  10. Titular de la información: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
  11. Transferencia: Cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento, el cual se encuentra ubicado dentro o fuera del país.
  12. Trasmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por parte del Encargado por cuenta del Responsable.
  13. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  14. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

PRINCIPIOS UTILIZADOS EN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Para el Tratamiento de los Datos Personales, BUILDING TECHNOLOGY CONSULTANTS S.A.S., aplicará los principios que se mencionan a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:

  1. Legalidad: El Tratamiento de datos personales se realizará conforme a las disposiciones legales aplicables (Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios).
  2. Pertinencia del dato: Los datos personales que recibe BUILDING TECHNOLOGY CONSULTANTS S.A.S. deberán ser adecuados, pertinentes y no excesivos, teniendo en cuenta la finalidad del tratamiento y/o de la base de datos. Se prohíbe la recolección de datos personales desproporcionados en relación con la finalidad para la cual se obtienen.
  3. Temporalidad del dato: Agotada la finalidad para la cual fue recolectado y/o tratado el dato personal, BUILDING TECHNOLOGY CONSULTANTS S.A.S. deberá cesar en su uso y por ende adoptará las medidas de seguridad pertinentes a tal fin.
  4. Veracidad o Calidad: La información sujeta al Tratamiento de Datos Personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  5. Transparencia: En el Tratamiento de Datos Personales se garantiza el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  6. Acceso y circulación restringida: El Tratamiento de datos personales solo podrá realizarse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.
  7. Seguridad: Los Datos Personales sujetos a Tratamiento se manejarán adoptando todas las medidas de seguridad que sean necesarias para evitar su pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  8. Confidencialidad: Todos los funcionarios que trabajen en BUILDING TECHNOLOGY CONSULTANTS S.A.S.están obligados a guardar reserva sobre la información personal a la que tengan acceso con ocasión de su trabajo en la empresa.

FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE BASES DE DATOS

Los datos personales recolectados por BUILDING TECHNOLOGY CONSULTANTS S.A.S. serán utilizados para el desarrollo de sus actividades comerciales así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros; recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, clientes, proveedores, trabajadores, acreedores y deudores.

El Titular será informado de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada.

IV. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

Los titulares de los datos de carácter personal contenidos en Bases de Datos que reposen en los sistemas de información de BUILDING TECHNOLOGY CONSULTANTS S.A.S, tienen los derechos descritos en este acápite en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en el Constitución Política y la Ley.

El ejercicio de estos derechos podrá ser realizado por parte del Titular del Dato Personal, de acuerdo con las disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos. Para el ejercicio de estos derechos el Titular de la Información podrá contactarse con la entidad a través de comunicación escrita dirigida a la siguiente dirección de correo electrónico: administracion@bt-consultores.com; o documento escrito dirigido a la siguiente dirección: Avenida Carrera 19 No.114-65 Oficina 404 de la ciudad de Bogotá.

El ejercicio del Habeas Data, expresado en los siguientes derechos, constituye una potestad personalísima y será ejercido por el titular del dato de manera exclusiva, salvo las excepciones de ley.

Habeas Data.

Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas, conforme lo dispuesto en la ley y demás normatividad aplicable.

Derecho de Acceso.

Este derecho comprende la facultad del Titular del dato de obtener toda la información respecto de sus propios datos personales, sean parciales o completos, del tratamiento aplicado a los mismos, de la finalidad del tratamiento, la ubicación de las bases de datos que contienen sus datos personales, y sobre las comunicaciones y/o cesiones realizadas respecto de ellos, sean éstas autorizadas o no.

El acceso a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento se garantiza de forma gratuita una vez al mes o cada vez que existan modificaciones sustanciales a estas políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, la entidad podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.

Derecho de Actualización.

Este derecho comprende la facultad del Titular del dato de actualizar sus datos personales cuando éstos hayan tenido alguna variación.

Derecho de Rectificación.

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de solicitar la modificación de los datos que resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.

Derecho de Cancelación.

Este derecho comprende la facultad del Titular del dato de cancelar sus datos personales o suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes, o el tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley, o cuando se mantengan en razón de la existencia de una relación contractual o comercial.

Derecho a la Revocatoria del Consentimiento.

El Titular de los datos personales tiene el derecho de revocar el consentimiento o la Autorización que habilitaba a BUILDING TECHNOLOGY CONSULTANTS S.A.S., para un Tratamiento con determinada finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley y/o que sea necesario en un marco contractual específico.

Derecho a presentar Quejas y Reclamos o a ejercer Acciones.

El Titular del Dato Personal tiene derecho a presentar ante BUILDING TECHNOLOGY CONSULTANTS S.A.S. consultas y reclamos de conformidad con las leyes que los reglamentan y quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que fuera competente. BUILDING TECHNOLOGY CONSULTANTS S.A.S. dará respuesta a los requerimientos que realicen las autoridades competentes en relación con estos derechos de los titulares de los datos personales.

Derecho a otorgar Autorización para el tratamiento de datos.

En desarrollo del principio del consentimiento informado, el Titular del dato tiene derecho a otorgar su Autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para tratar sus datos personales en BUILDING TECHNOLOGY CONSULTANTS S.A.S.

De manera excepcional, esta Autorización no será requerida en los siguientes casos:

  1. Cuando la información sea requerida o deba ser entregada a una entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.
  2. Cuando se trate de datos de naturaleza pública.
  3. En casos de emergencia médica o sanitaria.
  4. Cuando sea tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. Cuando se trate de datos personales relacionados con el Registro Civil de las personas.

En estos casos, si bien no se requiere de la Autorización del Titular, si tendrán aplicación los demás principios y disposiciones legales sobre protección de datos personales.

POLÍTICA GENERAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Para la protección de datos personales y el tratamiento de éstos como objetivo general del BUILDING TECHNOLOGY CONSULTANTS S.A.S. está el asegurar la confidencialidad, integridad, veracidad, transparencia y disponibilidad de la información y bases de datos de sus empleados, y ex empleados, proveedores, contratistas, garantizando disponibilidad de la infraestructura tecnológica para el tratamiento de los datos personales recolectados para fines contractuales y comerciales.

Para tal efecto, BUILDING TECHNOLOGY CONSULTANTS S.A.S. se compromete a cumplir con la normatividad vigente, buscando siempre mecanismos efectivos para la protección de los derechos de los titulares de los datos personales a los cuales les dé Tratamiento y, gestionará y desarrollará medidas que contengan condiciones de seguridad adecuadas para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso fraudulento sobre la información.

En la Autorización de Tratamiento de datos que en cada caso se solicite se indicará que los mismos pueden ser transferidos a entidades que cumplirán la función de encargados en los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012 o a las vinculadas de la organización. Los Encargados de administración de Bases de Datos de BUILDING TECHNOLOGY CONSULTANTS S.A.S. deberán acogerse íntegramente a la presente Política de Protección de Datos.

VI. POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de BUILDING TECHNOLOGY CONSULTANTS S.A.S., en calidad de responsable o encargado de los mismos, se regirán por los siguientes parámetros.

Datos personales relacionados con la gestión del talento humano.

BUILDING TECHNOLOGY CONSULTANTS S.A.S. tratará los datos personales de sus empleados y exempleados, clientes, contratistas, proveedores, así como respecto de aquellos que se postulen para vacantes, en tres momentos a saber: antes, durante y después de la relación laboral y/o de servicios.

Tratamiento antes de la relación laboral.

BUILDING TECHNOLOGY CONSULTANTS S.A.S.  informará, de manera anticipada, a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección; y obtendrá la autorización requerida para entregar dicha información a terceros y para cualquiera otra finalidad distinta a la de participar en este proceso.

BUILDING TECHNOLOGY CONSULTANTS S.A.S. una vez agote el proceso de selección, informará el resultado negativo y devolverá a las personas no seleccionadas los datos personales suministrados; cuando ello no fuere posible se procederá a su destrucción para lo cual habrá informado previamente al titular. La información obtenida por BUILDING TECHNOLOGY CONSULTANTS S.A.S. respecto de quienes no fueron seleccionados, concretamente los resultados de las pruebas sicotécnicas y entrevistas, serán eliminados de sus sistemas de información, dando así cumplimiento al principio de finalidad.

BUILDING TECHNOLOGY CONSULTANTS S.A.S cuando contrate procesos de selección de personal con terceros regulará en los contratos el tratamiento que se deberá dar a los datos personales entregados por los interesados, así como la destinación de la información personal obtenida del respectivo proceso en cumplimiento de esta norma. Los datos personales e información obtenida del proceso de selección respecto del personal seleccionado para laborar en BUILDING TECHNOLOGY CONSULTANTS S.A.S, serán almacenados en archivos determinados para el efecto, aplicando a esta información niveles y medidas de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que tal información contenga datos de carácter sensible.

La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de BUILDING TECHNOLOGY CONSULTANTS S.A.S y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.

Tratamiento de datos durante la relación laboral.

BUILDING TECHNOLOGY CONSULTANTS S.A.S.; almacenará los datos personales e información personal obtenida del proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de estos. El tratamiento y acceso a esta información, en formato físico o digital, será procedente acorde con los procedimientos establecidos por la empresa.

El uso de la información de los empleados para fines diferentes a la administración de la relación contractual, está prohibido en BUILDING TECHNOLOGY CONSULTANTS S.A.S. El uso diferente de los datos e información personal de los empleados solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Corresponderá a BUILDING TECHNOLOGY CONSULTANTS S.A.S. evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesión no autorizada de datos personales.

Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual.

Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, BUILDING TECHNOLOGY CONSULTANTS S.A.S procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de la información laboral pueda contener datos sensibles.

BUILDING TECHNOLOGY CONSULTANTS S.A.S tiene prohibido ceder tal información a terceras partes, pues tal hecho puede configurar una desviación en la finalidad para la cual fueron entregados los datos personales por sus titulares.

Lo anterior, salvo autorización previa y escrita que documente el consentimiento por parte del titular del dato personal.

Tratamiento de datos personales de proveedores.

BUILDING TECHNOLOGY CONSULTANTS S.A.S solo tendrá de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. Cuando se le exija a BUILDING TECHNOLOGY CONSULTANTS S.A.S, por su naturaleza jurídica, la divulgación de datos del proveedor - persona natural consecuencia de un proceso de selección, ésta se efectuará con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en esta norma y que prevengan a terceros sobre la finalidad de la información que se divulga.

Tratamiento de datos personales en procesos de contratación.

Los terceros que en procesos de contratación, alianzas y acuerdos de cooperación con BUILDING TECHNOLOGY CONSULTANTS S.A.S accedan, usen, traten y/o almacenen datos personales de empleados de BUILDING TECHNOLOGY CONSULTANTS S.A.S y/o de terceros relacionados con dichos procesos contractuales, adoptarán las medidas de seguridad que le indique BUILDING TECHNOLOGY CONSULTANTS S.A.S según el tipo de dato de carácter personal tratado.

BUILDING TECHNOLOGY CONSULTANTS S.A.S verificará y controlará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad del tratamiento.

FOTOGRAFIAS, FILMACIONES Y COMUNICACIONES

La entidad como parte de su estrategia de comunicación tiene a disposición de sus clientes y usuarios diversas formas de realizar el contacto, como lo son: comunicaciones escritas, contacto telefónico, contacto por e-mail, la página web de la entidad etc. donde se podrá plasmar o publicar imágenes, referencias o artículos de los empleados de la entidad, sus clientes o los asistentes a los eventos organizados o patrocinados por BUILDING TECHNOLOGY CONSULTANTS S.A.S.

Tal información y datos de ninguna manera serán utilizados o compartidos con terceros para fines comerciales o actividades diferentes a la de dar a conocer las actividades y servicios de BUILDING TECHNOLOGY CONSULTANTS S.A.S. La entidad se compromete a revisar cuidadosamente la información que será publicada por cualquier medio, de tal manera que de ninguna forma se atente contra la dignidad, intimidad o buen nombre de alguna de las personas que podrán aparecer en sus comunicaciones.

La entrega de información por parte de los titulares en cualquier forma, no trasmite a la entidad la propiedad intelectual o los derechos morales sobre la misma. Los derechos de propiedad intelectual seguirán siendo del titular.

Igualmente, la cesión de derechos de imágenes, fotografías o videos captadas y/o filmadas en el ámbito de la relación laboral y/o profesional con BUILDING TECHNOLOGY CONSULTANTS S.A.S, y en general los demás datos personales compartidos, a través de cualquier medio de difusión y comunicación no trae consigo derechos de recibir compensación ni reconocimiento alguno de cualquier tipo, puesto que la autorización y cesión de derechos se efectúan de forma gratuita.

DATOS DE MENORES

La entidad no realiza en ninguna de sus actividades el tratamiento de datos personales de menores de edad. No obstante en caso de que por cualquier circunstancia se llegue a requerir realizar el tratamiento de la información se tendrá en cuenta su interés prevalente y de ninguna manera se efectuará sin contar previamente con la autorización por parte de sus representantes legales.

MODIFICACIONES A LAS POLÍTICAS

BUILDING TECHNOLOGY CONSULTANTS S.A.S se reserva el derecho de modificar la política de Protección de Datos Personales en cualquier momento, previa información a través de sus canales de información.

LEY, JURISDICCIÓN Y VIGENCIA

Toda interpretación, actuación judicial o administrativa derivada del Tratamiento de los datos personales que conforman las bases de datos de la entidad y la presente política estará sujeta a las normas de protección personal establecidas en la República de Colombia.

Por otra parte, en general, la información de nuestras Bases de Datos permanecerá siendo tratada mientras se mantenga una relación legal o contractual con el Titular de la información. En todo caso, de manera general, la información no será objeto de Tratamiento por un período superior de Diez (10) años contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información, sin perjuicio de que, en cualquier caso, se mantenga de ser necesario cumplir con gestiones de carácter estadístico, histórico o cualquier obligación de carácter legal.

X. LEGISLACIÓN APLICABLE

Esta Política de Protección de Datos Personales, se rige por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.

XI VIGENCIA

Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 09 de Mayo de 2017.

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